Implementación de un formato de registro para reacondicionado de dispositivos médicos y productos sanitarios en solicitudes de trabajo multi-ítem aplicando la metodología Kaizen para la optimización de los tiempos de documentación

Abstract

De acuerdo con la Organización Mundial de la Salud (OMS), la escasez de insumos médicos, como los dispositivos médicos, representa un problema crítico y afecta directamente a la población. Una de las causas principales es el desabastecimiento en los establecimientos farmacéuticos, provocado por fallas en la planificación, estimaciones inadecuadas de la demanda y una alta dependencia de pocos proveedores de materias primas, lo que conduce al agotamiento de productos en el mercado. Ante esta situación, los laboratorios de reacondicionado, que constituyen la etapa final en la cadena de producción de insumos médicos, enfrentan una creciente presión del mercado, especialmente por parte de las farmacéuticas transnacionales, para la optimización constante de sus procesos que permitan adaptarse con agilidad a un entorno versátil y cambiante. El laboratorio B, en particular, enfrenta una problemática para el trabajo de solicitudes multi-ítem, con apoyo de la metodología Kaizen se identificó que los formatos iniciales tenían la capacidad de registro de solo un ítem. Acto seguido se planificó las oportunidades de mejora al formato inicial con el objetivo de implementar un formato de registro que permita trabajar eficientemente con órdenes de trabajo (OT) multi-ítem. Los resultados demostraron que la implementación de los formatos para registro multi-ítem tuvieron una respuesta favorable por el personal operario del laboratorio B mejorando los tiempos de llenado y la reducción de pasos redundantes durante el proceso de reacondicionado de dispositivos médicos y productos sanitarios.

According to the World Organization (WHO), the shortage of medical supplies, such as medical devices, represents a critical problem and directly affects the population. One of the main causes is the lack of stock in pharmaceutical establishments, caused by failures in planning, inadequate demand forecasts, and a high dependence on a limited number of raw material suppliers, which leads to producto shortages in the market. In response to this situation, recorditioning laboratories, which constitute the final stage in the medical supply production chain, face growing market pressure– especially from multinational pharmaceutical companies– to constantly optimize their processes in order to adapt swiftly to a versatile and changing environment. Laboratory B, in particular, faces challenges in handling multi-itm work orders. With the support of the Kaizen methodology, it was identified that the initial formats only allowed the registration of a single item. Subsequently, improvement opportunities were planned for the initial format with the goal of implementing a registration format that enables efficient handling of mulyi-item work orders (WO, in spanish “OT”). The results showed that the implementation of multi-item registration formats received positive feedback from the operating staff at Laboratory B, improving completion times and reducing redundant step during the reconditioning process of medical devices and healthcare products.